La negoziazione nei progetti interviene quando è necessario decidere in merito alle risorse da allocare, ai ruoli coinvolti, ai budget, alle modifiche da attuare. Ciò al fine di superare i possibili conflitti che possono nascere per differenze di obiettivi o di vedute in merito alle questioni da affrontare.
Ogni conflitto si caratterizza per una diversa posizione delle parti coinvolte. Ciò che va evitato è che la divergenza di opinioni si possa trasformare in uno scontro con inevitabile distruzione del rapporto di stima e collaborazione tra le parti coinvolte.
Una scarsa attitudine negoziale, in particolare da parte del project manager, ha sempre effetti disastrosi per il buon esito di un progetto.
